Einstellungen
Persönliche Einstellungen
In den persönlichen Einstellungen kann jeder Mitarbeiter einen festen Vertreter für sich einstellen. Diese Vertretungsperson wird bei allen neuen Abwesenheitsanträgen automatisch hinterlegt.
Selbstverständlich kann der Vertreter beim konkreten Antrag geändert werden.
Globale Einstellungen
Bevor Urlaube und andere Fehlzeiten beantragt werden können, muss ein Projekt ausgewählt werden, dessen Tätigkeiten als Abwesenheitsart ausgewählt werden können.
In TimePunch ist dies normalerweise das Projekt „Sonstiges“. Dieses beinhaltet als Vorgabe z.B. die Einträge Krank, Urlaub und Überstundenabbau. Aber es kann auch jedes andere Projekt als Basis zum Erstellen von Abwesenheitsanträgen Verwendung finden.
Da für Dienstreisen mitunter gesonderte Start- und Endzeiten gelten können als die Standardarbeitszeiten, ist es möglich den Zeitraum für Dienstreise-Buchungen in den Kalendereinstellungen zu definieren. Diese Zeiten sind auch nur relevant für Anträge vom Typ „Dienstreise“.
In den Globalen Einstellungen kann ebenfalls definiert werden, ob bei den Anträgen zwingend ein Vertreter für den Antragsteller hinterlegt werden muss.
Bei den Gruppengenehmigungen kann eingestellt werden, aus welcher Gruppe (Team, Abteilung, Niederlassung) die Genehmigung vom Leiter, bzw. dessen Assistenten eingeholt werden muss. Ist hier z.B. Team und Abteilung ausgewählt, dann muss zuerst die Teamleitung und danach die Abteilungsleitung der Abwesenheit zustimmen.
Die Schaltfläche „per E-Mail informieren“ bestimmt, welche Gruppenleiter (Team, Abteilung, Niederlassung) informiert werden, wenn für Mitarbeitende der Gruppe Abwesenheiten genehmigt wurden.
Wichtig:
Mitarbeitende stellen immer in ihrer Primären Gruppen die Abwesenheitsanträge. Gruppenleitungen in den Sekundären Gruppen, werden nur über den genehmigten Abwesenheiten informiert.
Als weitere Einstellung können zusätzliche Empfänger für angenommene Abwesenheitsanträge festgelegt werden. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn die Personalabteilung oder der Chef über die genehmigten Urlaube informiert werden soll. Im Fall der Genehmigung eines Antrags erhalten alle Empfänger in der Liste, die Bestätigungsemail in CC gesendet.
Autorisierungsperson zuordnen
Damit Mitarbeiter in TimePunch einen Antrag auf Urlaub oder Überstundenabbau stellen können, ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter einer Autorisierungsperson zugeordnet ist.
Administratoren und Mitarbeiter mit Personalverantwortung können daher im Menü „Mitarbeiter“ die Autorisierungsperson für die verwalteten Mitarbeiter setzen.
Je nachdem welche Gruppen, in den globalen Kalendereinstellungen, aktiviert wurden, werden die entsprechenden möglichen Genehmiger angezeigt.
Wurde bei den Einstellungen „selbstdefiniert“ ausgewählt, dann kann der Genehmiger unabhängig von der Gruppe selbst hinterlegt werden. Der selbstdefinierte Genehmiger hat bei der gleichzeitigen Auswahl von Gruppen immer das letzte Wort und muss am Ende seine Zustimmung geben.
Mit Hilfe der Suche (rechts über der Tabelle) kann die Anzeige der Mitarbeiter entsprechend eingeschränkt werden. Dies erleichtert die Zuordnung.
Autorisierungsperson setzen
Um eine Autorisierungsperson zu setzen, muss der Mitarbeiter zuerst markiert werden. Hierzu genügt ein Klick auf die entsprechende Zeile.
Danach öffnet sich durch Klick auf die Schaltfläche „Autorisierungsperson setzen“ folgender Dialog.
Es ist niemals möglich, sich selbst als Autorisierungsperson zuzuordnen. D.h. auch ein leitender Mitarbeiter ist darauf angewiesen, dass ein höhergestellter Mitarbeiter, ihm eine Autorisierungsperson zuweist.
Alternativ dazu kann die Autorisierungsperson auch von Mitarbeitern mit Administratoren Berechtigung gesetzt werden.